Het portaal is het leidende systeem voor de meeste acties. Dit betekent dat alle algemene persoonsgegevens van medewerkers via het portaal moeten worden doorgevoerd. Ook contactpersonen van het bedrijf dienen te worden beheerd in het portaal.

LET OP: Het blijft technisch wel (maar functioneel niet) mogelijk om veranderingen door te voeren in Dation, maar deze zullen niet in het portaal terecht komen. En bij wijzigingen in gegevens via het portaal zullen lokaal in Dation aangebrachte wijzigingen worden overschreven.

Bedrijfscontactpersonen toevoegen, uitnodigen en bewerken

Tijdens het importeren van een bedrijf in het portaal wordt ook de lijst van bedrijfscontactpersonen geïmporteerd. Van deze personen zijn de gegevens en instellingen opgeslagen in het portaal. Dit betekent echter niet dat deze personen gelijk kunnen inloggen. Om te kunnen inloggen moet een contactpersoon eerst worden uitgenodigd. Het is mogelijk om de contactpersonen die uit Dation zijn geïmporteerd uit te nodigen om gebruik te maken van het portaal maar ook nieuwe contactpersonen kunnen worden aangemaakt en uitgenodigd. Wanneer een bedrijf geïmporteerd wordt zullen de bedrijfscontactpersonen die in Dation staan ook in het portaal getoond worden.

Figuur 1 Geïmporteerde contactpersonen uitnodigen

Door op de knop ‘Uitnodigen’ te klikken zal een uitnodigingsmail verstuurd worden naar het e-mailadres van deze contactpersoon. Om een nieuw contactpersoon aan te maken kan de gebruiker op het icoon (

) rechts bovenaan de pagina klikken. In de pop-up kan de basis informatie worden ingevoerd en na het klikken op de knop ‘Uitnodigen’ zal een mail verstuurd worden naar deze persoon.

Figuur 2 Nieuw contactpersoon

Contactpersoon bewerken

Er zijn naast de basis naam en e-mailadresgegevens nog verschillende andere velden die ingevuld kunnen worden bij een contactpersoon. Voor een geïmporteerde contactpersoon kunnen deze al goed zijn ingevuld, maar voor een nieuw contactpersoon moet dat nog worden gedaan. Door in de lijst van contactpersonen op de naam van een persoon te klikken komt er een pop-up tevoorschijn. In deze pop-up kunnen naast wat algemene gegevens ook twee opties worden ingesteld die met te ontvangen e-mails te maken hebben.

Figuur 3 Detail informatie contactpersonen

Planning e-mails en financiële e-mails worden vanuit Dation naar de contactpersonen gestuurd, wanneer deze opties aan staan. Deze instellingen worden vanuit het portaal doorgegeven aan Dation. Deze mails zijn gelieerd aan de planning van leerlingen op cursussen en de financiële mails met betrekking van afgenomen cursussen.

Eigen collega’s toevoegen, uitnodigen en bewerken

In de top menu balk kan een beheerder gebruikers beheer uitvoeren door op het icoontje (

) te klikken in de rechter bovenhoek. De gebruikers die hier beheerd kunnen worden zijn medewerkers van de opleider.

Figuur 4 Gebruikersbeheer opleider

Gebruikers kunnen worden aangemaakt via de knop (

) waarbij een pop-up wordt getoond. Hierbij moet ook gekozen worden of deze nieuwe gebruiker een beheerder of een administratief medewerker rol moet hebben.

Figuur 5 Pop-up nieuwe gebruiker

Een gebruiker kan worden verwijderd, de rol kan worden aangepast en eventueel kan een uitnodiging opnieuw worden verstuurd. Dit laatste kan nodig zijn omdat uitnodigingen slechts 6 uur geldig blijven. Nadat een uitnodiging door een nieuwe gebruiker is geaccepteerd is een uitnodiging sturen niet meer mogelijk. Een gebruiker kan via de wachtwoord vergeten optie zelf een nieuw wachtwoord instellen en heeft hiervoor geen uitnodiging van de beheerder nodig.

Let op, een beheerder kan zichtzelf niet verwijderen en kan ook zijn eigen rol niet aanpassen. Dit om te voorkomen dat een opleider zonder beheerder komt te zitten.

Heeft u het antwoord gevonden?