Als opleider kun je een klant/bedrijf, die bekend is in jouw Dation systeem, importeren in het portaal. De gegevens van het bedrijf (zoals adres en contactpersonen) en haar medewerkers, die op het moment van importeren in het Dation systeem gekoppeld zijn aan het bedrijf, komen in het portaal te staan.

Nadat een nieuw bedrijf in het portaal is geïmporteerd is de status van dat bedrijf in het portaal altijd ‘Privé’. Het is mogelijk om de bedrijfsgegevens te bewerken en de status Privé uit te zetten zodat ook de andere SBVO-deelnemers dit bedrijf kunnen zien.

Nadat een bedrijf in het portaal is geïmporteerd kan een bedrijfsgebruiker (bijv. HR medewerker) worden uitgenodigd voor het portaal. Deze gebruiker kan vervolgens de informatie over zijn medewerkers inzien (zie ook handleiding voor (transport)bedrijf gebruiker). Er dient altijd tenminste één gebruiker met de beheerder rol uitgenodigd te worden.

LET OP: Het portaal is vanaf dit moment leidend voor wijzigingen in contactgegevens van het bedrijf en medewerker gegevens!

Aanvullende informatie
Op het moment dat een bedrijf vanuit Dation is geïmporteerd in het portaal zullen wijzigingen in leerling/medewerker gegevens ALLEEN in het portaal doorgevoerd kunnen worden. Dit betekent o.a. dat nieuwe medewerkers via het portaal opgevoerd moeten worden. Medewerkers die na de import worden gelinkt aan of opgevoerd bij een bedrijf in Dation zullen NIET naar het portaal worden overgezet. Nog vervelender, deze medewerker kan dan ook niet meer in het portaal worden opgevoerd omdat er een conflict zal ontstaan op enkele unieke velden (e-mailadres en CBR nummer).

Oplossen van conflict in gegevens voor nieuwe medewerker
Op het moment dat een medewerker in Dation bestaat voor een bedrijf (bijv. doordat deze nadat het bedrijf is geïmporteerd in het portaal is aangemaakt) kan deze niet meer via het portaal worden aangemaakt. Op het moment dat deze medewerker naar Dation wordt gestuurd zal er een conflict ontstaan. Dit gebeurt op het moment dat de medewerker wordt ingepland op een training via het portaal. Ook zal deze medewerker niet vanuit Dation naar het portaal gestuurd worden aangezien na een import van een bedrijf het portaal voor (nieuwe) medewerkers of aanpassingen in gegevens leidend is.

Om de nieuwe medewerker toch in beide systemen te krijgen moet in Dation nu eerst de medewerker worden ontdaan van zijn e-mailadres en CBR code. En het is een goed idee om de medewerker daarna te archiveren. Nadat dit is gedaan bestaat deze medewerker dus niet meer in Dation en zal een import vanuit het portaal van deze medewerker weer goed moeten gaan.

Achterliggende overwegingen

De reden waarom er na de import van een bedrijf in het portaal geen veranderingen die in Dation gedaan worden naar het portaal verstuurd worden is als volgt: aangezien bij elke update van een medewerker in het portaal deze update naar de Dation systemen wordt doorgevoerd waar deze medewerker bekend is, zou het gevolg van een aanpassing van de medewerker in het ene Dation systeem betekenen dat de gegevens indirect (via het portaal) ook worden bijgewerkt in het andere Dation systeem. Op deze manier kunnen gegevens van medewerkers zonder medeweten van het bedrijf of het andere Dation systeem onderling veranderd worden, wat een onwenselijke situatie is.

Toevoegen (importeren) van een bedrijf

Rechts boven aan de pagina is de icoon (

) te zien waar als de gebruiker erop klikt naar de pagina kan worden genavigeerd om een bedrijf uit de Dation omgeving van de opleider die is ingelogd te kunnen importeren.

Figuur 1 Bedrijf toevoegen aan het portal

Een lijst van alle bedrijven die in het Dation systeem van de ingelogde opleider staan wordt getoond in de drop-down.

Nadat de gebruiker het juiste bedrijf heeft geselecteerd kan hij op de knop ‘Toevoegen’ klikken. De gegevens van het bedrijf, zijn contactpersonen en medewerkers zullen worden geïmporteerd in het portaal.

Detail pagina bedrijf

Van elk bedrijf kan detailinformatie worden bekeken. Door op de naam te klikken van een bedrijf, in de lijst van bedrijven op de bedrijfspagina, navigeert de gebruiker naar de pagina waarop ‘Algemene gegevens’ van het bedrijf staan alsook contactpersonen behorende bij deze bedrijven.

Figuur 2 Detail pagina bedrijven

Wanneer het om een bedrijf gaat dat door de ingelogde opleider is geïmporteerd dan zal de gebruiker ook de mogelijkheid hebben om details aan te passen. Onder deze gegevens valt ook de status ‘Privé’ welke aangeeft of het om een privé klant gaat of niet.

In dit geval wordt er een knop ‘Opslaan’ getoond bovenaan het paneel met Algemene gegevens.

Figuur 3 Opslaan knop

Bedrijfscontactpersonen toevoegen, uitnodigen en bewerken

Tijdens het importeren van een bedrijf in het portaal wordt ook de lijst van bedrijfscontactpersonen geïmporteerd. Van deze personen zijn de gegevens en instellingen opgeslagen in het portaal. Dit betekent echter niet dat deze personen gelijk kunnen inloggen. Om te kunnen inloggen moet een contactpersoon eerst worden uitgenodigd. Het is mogelijk om de contactpersonen die uit Dation zijn geïmporteerd uit te nodigen om gebruik te maken van het portaal maar ook nieuwe contactpersonen kunnen worden aangemaakt en uitgenodigd. Wanneer een bedrijf geïmporteerd wordt zullen de bedrijfscontactpersonen die in Dation staan ook in het portaal getoond worden.

Figuur 4 Geïmporteerde contactpersonen uitnodigen

Door op de knop ‘Uitnodigen’ te klikken zal een uitnodigingsmail verstuurd worden naar het e-mailadres van deze contactpersoon.

Om een nieuw contactpersoon aan te maken kan de gebruiker op het icoon (

) rechts bovenaan de pagina klikken. In de pop-up kan de basis informatie worden ingevoerd en na het klikken op de knop ‘Uitnodigen’ zal een mail verstuurd worden naar deze persoon.

Figuur 5 Nieuw contactpersoon

Heeft u het antwoord gevonden?