In Dation kun je altijd een e-mail sturen naar je leerlingen en bedrijven. Om niet elke keer opnieuw een e-mail te hoeven typen, kun je een onbeperkt aantal eigen e-mailsjablonen toevoegen. Met deze e-mailsjablonen stuur je altijd de juiste inhoud naar de juiste klant én op het juiste moment.

Er bestaan 15 typen e-mailsjablonen, zodat je voor elk soort e-mail altijd een mogelijkheid hebt om deze te automatiseren in Dation.

Een e-mailsjabloon toevoegen

In Beheer - E-mailinstellingen - Sjablonen vind je een overzicht van alle e-mailsjablonen, gegroepeerd per type e-mail. Je kunt hier een bestaand sjabloon bewerken via de 'Bewerken' knop of een nieuw sjabloon toevoegen via de knop 'Toevoegen'.

Om een e-mailsjabloon toe te voegen klik je op de knop 'Toevoegen' in Beheer - E-mailinstellingen - Sjablonen. Als eerste kies je welk type e-mailsjabloon je wilt maken. In totaal zijn er ruim 20 soorten e-mailsjablonen, elk met een specifiek doel.

Een e-mailsjabloon bestaat uit twee delen; de instellingen en de inhoud. Richt beide naar wens in en druk op 'Opslaan' om jouw e-mailsjabloon direct te kunnen gebruiken.

Instellingen e-mailsjabloon

Als eerste stel je de basis van je e-mailsjabloon in, zoals een onderwerp en een naam. Hieronder zie je welke instellingen je allemaal kunt gebruiken:

  • Positie: Hiermee bepaal je de volgorde waarop dit e-mailsjabloon in de keuzelijsten staan. Positie 1 betekent bovenaan, positie 99 is onderaan de lijst.
  • Naam: Geef je e-mailsjabloon een naam. Deze naam is voor intern gebruik en is niet het onderwerp van de e-mail.
  • Omschrijving: Optioneel geef je een omschrijving voor dit e-mailsjabloon. Deze omschrijving is voor intern gebruik
  • Onderwerp: Stel hier het onderwerp in zoals de ontvanger de e-mail zal ontvangen in zijn mailbox.
  • Koptekst: Stel een koptekst in die boven de e-mail wordt getoond (zie ook 'Gebruik je eigen huisstijl in e-mails' voor meer uitleg)
  • Voettekst: Stel een voettekst in die onder de e-mail wordt getoond (zie ook 'Gebruik je eigen huisstijl in e-mails' voor meer uitleg)
  • Administratie: Indien je met meerdere administraties in Dation werkt kies je hier voor welke administratie dit e-mailsjabloon te gebruiken is.
  • Afzender: Indien je een afzender hebt ingesteld kun je hier kiezen welke afzender wordt gebruikt bij dit e-mailsjabloon (standaard is dit je rijschool e-mailadres zoals ingesteld in Beheer - Rijschoolinstellingen)
  • Bijlagen: Optioneel koppel je een bijlage(n) aan dit e-mailsjabloon. Deze wordt dan altijd meegestuurd bij deze e-mail. Om bijlagen te koppelen dien je eerst een bijlage toe te voegen aan Dation.

Inhoud e-mailsjabloon opmaken

Nu je alle instellingen (zie hierboven) hebt ingesteld voor je e-mailsjabloon is het tijd om de inhoud van de e-mail op te maken. Je kunt zelf je eigen teksten invoeren die je wilt gebruiken in de e-mails.
Tip: Kopieer je bestaande mailsjablonen of veelgebruikte e-mails in het invoer-veld, zodat je snel jouw e-mail opgemaakt hebt.

Met behulp van de geavanceerde tekst-editor kun je jouw e-mail naar wens opmaken. Stel het lettertype in, de grootte en/of de kleur(en) van de tekst. Gebruik opsommingstekens, cursieve of dik gedrukte woorden. Ook kun je links toevoegen in de e-mail; handig om bijvoorbeeld naar je voorwaarden of een specifieke webpagina, zoals machtigen via CBR, te linken in je e-mail.
Kortom, je kunt je creativiteit de vrije loop laten in de tekst-editor.

Gebruik handige keywords in je e-mails

Om niet in elke e-mail opnieuw variabele velden in te hoeven typen, zoals de voornaam van de leerling, kun je gebruik van handige keywords. Keywords zorgen er voor dat op de plek van het gekozen keyword de juiste data automatisch wordt ingevuld door Dation.
Voorbeeld: Als je jouw e-mail start met 'Beste [VOORNAAM]' dan wordt elke keer dat je deze e-mail verstuurd automatisch de voornaam van de betreffende leerling ingevuld op de plek van het keyword [VOORNAAM].

Tip: Bekijk het overzicht met alle e-mail keywords

Heeft u het antwoord gevonden?