Om de koppeling correct te configureren doorloop je de volgende stappen.

  1. Instellen debiteurnummers
  2. Instellen factuurnummers
  3. Aanmaken en koppelen grootboekrekeningen
  4. Instellen journaalgegevens
  5. Overige instellingen koppeling Exact Online

1. Debiteurnummers

In Beheer - Rijschoolinstellingen - Debiteurnummering stel je in hoe jouw debiteurnummers worden opgebouwd. Lees hier hoe je debiteurnummers kunt instellen in Dation.

  • Als je al met Exact Online werkt is het belangrijk dat je in Dation dezelfde opbouw instelt als je nu al in Exact Online hanteert. Werk je nog niet met Exact Online dan kun je zelf een opbouw kiezen.
  • Een geldig debiteurnummer in Exact Online mag enkel uit cijfers bestaan en maximaal 18 cijfers lang zijn.

Let op: Als je al werkt met Exact Online dan staan er nu al debiteuren met een debiteurnummer in Exact Online. In Dation moeten deze debiteuren hetzelfde nummer krijgen om met elkaar overeen te komen.
Je kunt in Dation bij zowel de leerling als een bedrijf een debiteurnummer aanpassen.

2. Factuurnummers

In Beheer - Factuurinstellingen - Nummering stel je jouw factuurnummering in. Lees hier hoe je een factuurnummer instelt in Dation.

Een geldig factuurnummer in Exact Online bestaat uit maximaal negen cijfers. Er mag gebruikt worden gemaakt worden van een koppelteken '-'. Omdat niet elk boekhoudpakket een '-' accepteert, raden we je af dit te gebruiken, zodat je geen problemen krijgt mocht je ooit van boekhoudpakket wisselen.

Werk je met meerdere administratie in Dation? Gebruik een een voorloop cijfer voor de factuurnummers, zodat je aan het factuurnummer direct ziet om welke administratie het gaat én je geen dubbele nummerreeks in de administratie krijgt.

3. Grootboekrekeningen

In Beheer - Boekhouding - Grootboekrekeningen stel je jouw grootboeknummers in.

Om facturen en omzet te kunnen synchroniseren met Exact Online is het essentieel dat je het rekeningenschema dat in Exact Online wordt gebruikt ook in Dation gebruikt.
Als eerste voeg je de namen en grootboeknummer toe in Beheer - Boekhouding - Grootboekrekeningen. Vervolgens stel je op de volgende plaatsen de grootboekrekeningen in voor alle pakketten/producten in Dation:

  • Beheer - Pakketten
  • Beheer - Producten

Afhankelijk van de modules en functies die je gebruikt, zou je op deze plekken ook nog grootboekrekeningen moeten instellen.

  • Beheer - Factuurinstellingen - Automatische administratiekosten
  • Beheer - Nascholing - Onderdelen
  • Beheer - Nascholing - Nascholing producten
  • Beheer - Locaties - Kilometervergoeding

4. Journaalgegevens

In Beheer - Boekhouding - Journalisering stel je de dagboek en codes in zoals je deze in Exact Online hanteert.

Standaard grootboekrekeningen
Stel hier de grootboeknummers en codes in voor de btw-tarieven en de debiteuren zoals deze in Exact Online worden gebruikt.

Dagboeken
Stel hier per dagboek in welk type dagboek het betreft en welke code en grootboeknummer in Exact Online worden gebruikt voor deze dagboeken.

Hieronder zie je een voorbeeld van het standaard journaal uit Exact Online. Let op: Controleer altijd of jouw dagboeken en codes overeenkomen in Dation en Exact Online.

5. Overige instellingen koppeling Exact Online

Tot slot dien je de volgende instellingen langs te lopen en de instellingen die voor jou relevant zijn correct in te stellen.

Banken

Het kan zijn dat je meer dan één bankrekening werkt. Tevens kun je voor Tikkie en/of iDEAL een aparte bank als post aanmaken. In beide gevallen is het belangrijk voor elke 'bank' een post aan te maken in Beheer - Rijschoolinstellingen - Banken.

Instellingen import bank betalingen

Betalingen die via de bank aan jou worden betaald lees je in Exact Online met de bankkoppeling. Deze moeten vervolgens ook in Dation worden verwerkt, zodat in Dation de factuur op 'betaald' komt te staan en het saldo van de debiteur weer klopt.

In Beheer - Boekhouding - Importeer bankbetalingen stel je in hoe je wilt dat betalingen in Dation worden ingelezen.

0-facturen niet exporteren

Je kunt er voor kiezen om 0-facturen die in Dation staan niet mee te nemen in de export naar Exact Online.
In Beheer - Boekhouding zet je een vinkje bij '0-facturen niet exporteren in boekhoud-export' om deze facturen uit te sluiten.

Welke transacties wil je exporteren?
In Dation kunnen verschillende betalingen ingeboekt worden. Om enkel de betalingen van jouw debiteuren mee te nemen in de export naar Exact Online kun je de instellingen 'Alleen transacties exporteren van debiteuren' aanvinken in Beheer - Boekhouding - Journalisering.

Meerdere administraties in Dation?

Wanneer je met meerdere administraties in Dation en Exact Online werkt dan stel je de instellingen 1 t/m 4 per administratie in.


Let er goed op de juiste 'Administratiecode' in te stellen per administratie, zodat de export van Dation in de juiste administratie in Exact Online wordt geïmporteerd.

Heeft u het antwoord gevonden?