Twinfield.png

De koppeling tussen Dation en Twinfield betreft een exportfunctie van alle debiteuren en facturen. Hiermee kunt u via een exportbestand de gegevens van Dation naar Twinfield exporteren.

Mogelijkheden Twinfield koppeling

Debiteuren

Alle debiteuren worden geëxporteerd naar Twinfield. Wanneer er bij een debiteur in Dation een adreswijziging plaatsvindt, wordt deze adreswijziging ook geëxporteerd en dus geüpdate in Twinfield.

Facturen

Alle facturen die u vanuit Dation heeft verzonden worden geëxporteerd naar Twinfield. De factuurregels op de factuur worden op basis van de ingestelde grootboeknummers verwerkt op de juiste posten in Twinfield.

Configuratie koppeling Twinfield

Om de koppeling correct te configureren zijn de volgende vier zaken van belang:

  • Debiteurnummers

  • Factuurnummers

  • Grootboekrekeningen

  • Journaal gegevens

Debiteuren en debiteurnummers

Wanneer u al langer uw administratie verwerkt in Twinfield is het belangrijk dat de debiteuren (leerlingen en bedrijven) in Dation een correct debiteurnummer krijgen. Dit debiteurnummer dient aan te sluiten op de nummering die u reeds in Twinfield hanteert.

Een correct debiteurnummer is groter dan '1' en bestaat uit getallen. Er is geen restrictie of limiet op het aantal karakters in het debiteurnummer.

Debiteurnummer '1' is in Twinfield altijd in gebruik voor uzelf; in Dation moet dus gestart worden met debiteurnummer '2' of hoger.

Let op:

  • Wanneer je debiteuren inleest die al in Twinfield staan dan moet de naam exact overeenkomen met dat in Dation. Door Twinfield wordt er zeer nauwkeurig gekeken naar eventuele tussenvoegsels en eventuele spelfouten. Er wordt dus niet gekeken naar het debiteurnummer.

  • Het aantal karakters van het telefoonnummer is in Twinfield gelimiteerd tot 15.
    Wanneer er bij de leerling in Dation meer dan 15 karakters staan ingesteld bij het telefoonnummer dan krijg je een foutmelding n.a.v. het inlezen van debiteuren.

  • Wanneer het land is ingevoerd bij de leerling dan moet hier de afkorting van het land staan.
    Bijvoorbeeld: Nederland is dan de afkorting NL
    Wanneer dit niet klopt bij het inlezen dan krijg je hier een foutmelding van n.a.v. het inlezen van de debiteuren in Twinfield.

Factuurnummers

Twinfield accepteert factuurnummers met een maximale lengte van 10 cijfers. Een koppelteken '-' in uw factuurnummers is wél geoorloofd in Twinfield . Omdat veel boekhoudpakketten een koppelteken niet accepteren in de factuurnummering raden wij u af om een koppelteken in uw factuurnummering te hanteren.

Wij raden aan om een factuurnummer in te stellen die het formaat [jaartal][volgnummer] heeft, bijvoorbeeld 17001.
U stelt de opbouw van de factuurnummering in via Beheer - Factuurinstellingen - Factuurinstellingen.

Grootboekrekeningen

Om de financiële gegevens (facturen) correct te importeren in Twinfield is het essentieel dat zowel Dation als Twinfield hetzelfde rekeningenschema hanteren. In Dation wordt aan alle pakketonderdelen en producten een grootboekrekening gekoppeld. U heeft twee mogelijkheden om deze grootboeknummer overeen te laten komen:

  1. U neemt in Dation de grootboeknummers over die u in Twinfield hanteert

  2. U neemt in Twinfield de grootboeknummers over die u in Dation hanteert

De keuze om voor optie 1 of 2 te gaan is afhankelijk of u net met uw administratie begint in Twinfield of Dation. Wanneer u al langer van beide systemen gebruik maakt dient bekeken te worden welke wijziging het minste impact heeft. Hierin assisteren de medewerkers van Dation u graag.


Bovenstaande grootboekrekeningen voorbeelden van grootboeknummers. Voor de correcte grootboeknummers raadpleeg uw Twinfield omgeving. U stelt deze in via Beheer - Geavanceerd - Grootboeknummers.

Journaalgegevens

In het menu Beheer - Geavanceerd - Grootboekrekeningen in uw Dashboard dienen de volgende BTW- en dagboekcodes ingevuld te worden om de gegevens vanuit Dation te matchen in Twinfield.

Let op: De gegevens hieronder is een voorbeeld van de journaalgegevens van Twinfield, controleer altijd in uw Twinfield-omgeving welke dagboeken en codes in uw Twinfield-omgeving van toepassing zijn.

Heeft u het antwoord gevonden?