AFAS.png

De koppeling tussen Dation en AFAS betreft een live koppeling van alle debiteuren, facturen en betalingen. Hiermee kunt u via één druk op de knop de gegevens van Dation naar AFAS exporteren en van AFAS naar Dation.

Mogelijkheden AFAS koppeling

Debiteuren

Alle debiteuren worden geëxporteerd naar AFAS. Wanneer er bij een debiteur in Dation een adreswijziging plaatsvindt, wordt deze adreswijziging ook geëxporteerd en dus geüpdate in AFAS.

Facturen

Alle facturen die u vanuit Dation heeft verzonden worden geëxporteerd naar AFAS. De factuurregels op de factuur worden op basis van de ingestelde grootboeknummers verwerkt op de juiste posten in AFAS.

Betalingenexport

Alle inkomsten die u in Dation boekt (ontvangsten kas/bank/balie/pin/instructeur) worden geëxporteerd naar AFAS. Op basis van de ingestelde dagboeken worden deze betalingen op de juiste posten in AFAS verwerkt.

Betalingenimport

Binnen AFAS heeft u een koppeling met uw bankrekening, waarmee uw bankbetaingen (ontvangsten) worden ingelezen in AFAS. Met de betalingenimport worden deze bankbetalingen ingelezen in Dation en aan de juiste debiteur en factuur gekoppeld. Hierdoor hoeft u bankbetalingen niet meer handmatig in Dation in te boeken.

Configuratie koppeling AFAS

Om de koppeling correct te configureren zijn de volgende vier zaken van belang:

  • Debiteurnummers

  • Factuurnummers

  • Grootboekrekeningen

  • Journaal gegevens

Debiteurnummers

Wanneer u al langer uw administratie verwerkt in AFAS is het belangrijk dat de debiteuren (leerlingen en bedrijven) in Dation een correct debiteurnummer krijgen. Dit debiteurnummer dient aan te sluiten op de nummering die u reeds in AFAS hanteert.
Een correct debiteurnummer in AFAS bestaat enkel uit getallen en is maximaal 10 karakters lang.

Let op: Alle NAWT-gegevens van de debiteuren moeten volledig en correct ingevoerd worden in Dation. Anders zal de koppeling met AFAS niet mogelijk zijn.

Factuurnummers

AFAS accepteert factuurnummers met een maximale lengte van 10 karakters. Een koppelteken '-' in uw factuurnummers is niet geoorloofd in AFAS.

Wij raden aan om een factuurnummer in te stellen die het formaat [jaartal][volgnummer] heeft, bijvoorbeeld 17001.
U stelt de opbouw van de factuurnummering in via Beheer - Factuurinstellingen - Factuurinstellingen.

Grootboekrekeningen

Om de financiële gegevens (facturen) correct te importeren in AFAS is het essentieel dat zowel Dation als AFAS hetzelfde rekeningenschema hanteren. In Dation wordt aan alle pakketonderdelen en producten een grootboekrekening gekoppeld. U heeft twee mogelijkheden om deze grootboeknummer overeen te laten komen:

  1. U neemt in Dation de grootboeknummers over die u in AFAS hanteert.

  2. U neemt in AFAS de grootboeknummers over die u in Dation hanteert.

De keuze om voor optie 1 of 2 te gaan is afhankelijk of u net met uw administratie begint in AFAS of Dation. Wanneer u al langer van beide systemen gebruik maakt dient bekeken te worden welke wijziging het minste impact heeft. Hierin assisteren de medewerkers van Dation u graag.


Bovenstaand grootboekrekeningen zijn de standaard grootboekrekeningen van AFAS. U kunt deze in Dation instellen in Beheer - Geavanceerd - Grootboekrekeningen.

Journaalgegevens

In het menu Beheer - Geavanceerd - Grootboekrekeningen in uw Dashboard dienen de volgende BTW- en dagboekcodes ingevuld te worden om de gegevens vanuit Dation te matchen in AFAS.

Let op: De gegevens hieronder zijn de standaardgegevens van AFAS, controleer altijd in uw AFAS-omgeving welke dagboeken en codes in uw AFAS-omgeving van toepassing zijn.

Heeft u het antwoord gevonden?